Université Kwansei Gakuin de Ôsaka : paperasse !


Pour les gens qui ne me connaissent pas, je vais pouvoir partir grâce à un programme d’échange mis en place par ma fac. Celle-ci accueille aussi quelques étudiants de Kwansei Gakuin 関西学院大学 (se lit くゎんせいがくいん ; autre nom : KGU ou Kangaku 関学).
Je ne sais pas si c’est comme ça dans toutes les facs pour le Japon, mais le dossier à compléter et rendre pour Kangaku était très conséquent, souvent des documents PDF modifiables à remplir.

– Application Form : document qui permet d’être admis à Kangaku, ce sont des infos super basiques sur l’identité, l’adresse, la personne à contacter en cas d’urgence, vos études précédentes, vos précédents séjours au Japon…
– Accommodation Request : plusieurs options s’offrent aux étudiants : deux dormitory (un à 15 000yens/m l’autre à 44 000yens/m), être logé chez l’habitant (host family) ou trouver un logement avec ses propres moyens. Si vous venez au Japon en couple, c’est sans doute la solution la plus sympa. Pour les demoiselles : j’ai appris qu’il y avait un 3e dormitory pour jeunes femmes (*), j’en parlerai un peu plus bas !
– Letter to Host Family/dormitory : il faut écrire une lettre pour votre famille d’accueil…… même si vous avez demandé à être en dormitory. Probablement parce que vous n’êtes pas à 100% sûr qu’ils aient assez de place pour tous les élèves voulant être en dormitory, la réponse ne viendra que le mois précédent votre arrivée.
– Letter of Reason to Study : ah, on commence à toucher les documents un peu intéressants ! Pourquoi voulez-vous étudier à Kangaku ? C’est une lettre à écrire soit en anglais soit en japonais, mais tant qu’à faire si vous avez étudié la langue pendant quelques années, écrivez-la en japonais.
– Personal Data : différentes information sur votre famille, leur âge et l’emploi qu’ils occupent. Comme dit le formulaire c’est optionnel -quoi que recommandé. Je vois pas du tout l’intérêt de dire ce que font mes frères dans la vie, mais soit.
– Japanese Language Assessment Report : document entièrement en japonais à remplir par votre professeur de japonais. Il atteste de votre niveau dans la langue via un système qui correspond en gros au JLPT allant du A au E, le niveau C étant N4, D est N2 et E est N1. Il atteste également de votre connaissance des formes de grammaire (il y a des cases à cocher selon que vous sachiez utiliser telle ou telle forme etc).
– Certificate of Health : c’est pas de la rigolade là. La fac demande à un médecin de remplir un document attestant de votre bonne santé et listant vos allergies et éventuelles maladies etc… Il faut aussi faire :
* une radio des poumons
* une prise de sang
* une analyse d’urine
…..rien que ça ! Ce qui est bien dans ma fac (j’ignore si c’est partout pareil) c’est qu’à part la radio on peut tout faire chez eux. Deux rendez-vous avec le médecin de la fac plus tard et c’était fini. Et en plus il n’y a rien à payer auprès du Centre de Santé (^^)
– Completed Application for Certificate of Eligibility : de loin le plus long et le moins évident à remplir. Depuis votre identité, votre situation maritale, vos moyens de financement, votre garant, la raison pour laquelle vous voulez résider au Japon… beaucoup de choses à remplir et quelques hésitations pour ma part sur quelques points très spécifiques. Comme il s’agit du document pour le Visa à remettre au bureau d’immigration, vaut mieux pas se rater.
Statement of Finance : pour étudier à Kangaku, il faut certifier d’une certaine somme sur le compte en banque de son garant (ou le sien). Il est de 500 000 yens pour 6 mois/1 semestre et de 1 000 000 yens pour 1 an/2 semestres. Votre garant doit aller à la banque, celle-ci émet un document récapitulant les sommes présentes sur vos comptes.
– Transcript of Records : il s’agit des résultats obtenus le semestre précédent votre entrée à Kangaku. Comme je pars en avril je me suis basée sur les notes de mon année de M1.
– Certificate of Enrolment : simplement l’attestation d’inscription émise par votre université.
– Photocopy of Passport


– 8 photos
– Copy of TOEFL iBT Score Sheet : ne sachant pas trop où je devais passer le TOEFL & comme une recommandation d’un professeur d’anglais compte aussi, j’ai demandé à mon professeur d’anglais de bien vouloir m’écrire une lettre. Notez que c’est parce que les cours seront donnés en anglais, donc mieux vaut avoir un bon niveau.
– JASSO Scholarship Certificate of Enrollment and Essay : je n’ai pas demandé de bourse, la JASSO est hyper difficile à obtenir donc j’ai laissé tomber. Il faut en plus une transcription des résultats sous forme de points, c’était compliqué de l’obtenir.

Calendrier :
29 novembre : dépôt des dossier pour le programme de Printemps 2015. Le programme d’automne commençant en septembre, le dépôt des dossiers est prévu pour mi-avril.
21 janvier : réception du mail du Exchange Coordinator me prévenant que mon dossier a été accepté et que des documents seront envoyés aux service Relations Internationales :
– Admission Certificate
– Arrival Information
– Statement of Understanding/Insurance declaration
28 janvier : réception de documents « Acceptance Package » par mail, les documents papiers cités ci-dessus sont envoyés à l’université avec un « Pre-Departure Information ». Dans le mail, il y a également des informations sur les « syllabus » c’est-à-dire tous les cours que je peux choisir dans une liste et que je peux suivre. Ça va de cours de Coréen (débutant), Cinéma japonais, Gouvernement et Politique au Japon, Comptabilité, Micro-économie, Beauté japonaise traditionnelle… Beaucoup de choses m’intéressent, ça sera difficile de choisir ! Je me demande si je peux assister à certains cours en auditeur libre, il faudra que je me renseigne sur place.


6 février : ma fac ayant reçu les documents cités ci-dessus, je les ai récupérés. J’avais deux documents à signer, à scanner et à uploader en version PDF sur le site de KGU avant le 27 février. Donc je ne pense pas avoir de nouvelles avant le début du mois de mars !

(*) 9 février : je ne pensais pas avoir de nouvelles avant un petit moment mais finalement si ! J’ai été contactée pour savoir si un dormitory seifu-ryû m’intéressait. C’est normalement réservé aux étudiantes Japonaises (4 étudiantes de dernier cycle + 1 étudiante étrangère).
Ce logement situé à 5mn à pied de la fac (contre 15 à 30mn de métro minimum pour les autres logements), la chambre est non partagée mais les toilettes, SDB, cuisine et living room sont partagés.
Il y a de plus un couvre-feu allant jusque 23h et quelques. Les hommes ne sont pas concernés par ce système du coup !
Pour ma part j’ai refusé, mais ça peut plaire à d’autres, d’autant que comme dans une famille, être en contact tout le temps avec le japonais fait progresser tellement vite ! (^^) 

26 février : c’est bon, je suis placée dans la résidence que je souhaitais !




3 mars : mon CoE (Certificate of Eligibility) a été envoyé la semaine dernière du Japon et je suis allée le chercher aujourd’hui (au passage si vous êtes à Lille 1 : le bureau de Mme B. n’est ouvert que l’après-midi, pas le matin). Ce CoE est le document indispensable pour faire le visa : il faudra le présenter à l’ambassade du Japon avec d’autres documents :
– la photocopie recto-verso du COE en question
– un formulaire PDF à télécharger sur le site de l’ambassade et à remplir sur ordinateur
– une photo d’identité aux normes
– votre passeport 
– une enveloppe avec numéro de suivi
– un chèque/moyen de paiement pour les frais de visa de 23.50 €
Départ pour Paris dans deux jours pour remettre ces documents à l’ambassade. Selon le site internet, le visa est fait sous 4~5 jours donc je devrais le recevoir en début de semaine prochaine.
 






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5 commentaires pour Université Kwansei Gakuin de Ôsaka : paperasse !

  1. Béné dit :

    le couvre-feu c'est assez ennuyeux car on est toujours le nez sursa montre pour ne pas risquer de se retrouver dehors pour toute la nuit ><

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  2. Sweet dit :

    Ahah oui trop, c'est ce qui me fait refuser !
    Tu as connu ça dans ton ancienne école ?

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  3. Béné dit :

    Oui mais je n'étais pas dans une des résidences de l'école (mais en résidence étudiante quand même). Heureusement ils ont supprimé le couvre-feu quelques mois après mon arrivée !

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  4. coccithilde dit :

    Je te remercie pour les commentaires que tu as mis sur mon blog, ca me fait super plaisir.
    Du coup je viens faire un tour sur ton blog qui n'a absolument rien à voir avec le mien, et du coup ca me fait d'autant plus plaisir.
    J'écris le premier commentaire sur cet article car c'est celui qui m'a interpelé. Mon frère à fait quelques mois d'études au Japon, là il est actuellement à Tokyo pour un stage après son Master. Ca ne lui plait pas beaucoup alors qu'il avait adoré ses années étudiantes là bas, je pense que c'est quelque chose de très très différent.

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  5. Sweet dit :

    Oooh oui, j'imagine très bien que le monde du travail n'a rien à voir avec les études, je n'ai expérimenté ça que quelques mois pour mon stage, mais j'aimerais bien quand même travailler au Japon…. (^^)

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